El resumen de pago es un archivo Excel generado automáticamente por el sistema que proporciona un desglose completo de cada lote de pagos que procesas en Ontop. Está diseñado para ayudar a los equipos de finanzas a validar totales, rastrear montos individuales por trabajador y conciliar pagos, sin necesidad de hojas de cálculo externas.
El archivo es de solo lectura. Si necesitas hacer cambios en la compensación o los extras de un trabajador, hazlo en la plataforma antes de confirmar el pago. Esto garantiza la consistencia de tus registros.
Las tasas de cambio en el resumen reflejan la tasa vigente al momento en que se inició el pago. Las tasas quedan fijas cuando confirmas el pago y no cambiarán después de ese punto.
Qué incluye el archivo
La exportación está organizada en pestañas separadas, cada una con información sobre un aspecto diferente del lote de pagos.
Pestaña 1 Resumen total:
Desglose general de compensaciones, extras, tarifas, deuda pendiente y monto total a pagar.
Pestaña 2 Trabajadores fijos:
Detalle por trabajador para todos los trabajadores con contrato mensual fijo, incluyendo divisa, extras y equivalente en USD.
Pestaña 3 Trabajadores por tarea:
El mismo detalle que para trabajadores fijos, pero para quienes se pagan por tarea o por hito.
Pestaña 4 Tarifas:
Desglose detallado de tarifas: Ontop, Direct Hiring, Contractor of Record - Tri-party agreement y método de pago.
Montos en múltiples divisas
Si gestionas trabajadores que cobran en distintas divisas (por ejemplo, EUR o BRL), el resumen muestra tanto el monto en la divisa local original como el equivalente en USD en la misma fila.
Cada fila de trabajador incluye las siguientes columnas relacionadas con la divisa:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Divisa | La divisa original del contrato del trabajador (p. ej., EUR, BRL, USD). |
| Compensación (local) | La compensación base del trabajador en su divisa de contrato. |
| Total de extras (local) | Suma de bonos y reembolsos en la divisa original del trabajador. |
| Tasa de cambio | El tipo de cambio aplicado en el momento de ejecutar el pago. |
| Compensación (USD) | Compensación base convertida a USD con la tasa fijada. |
| Extras (USD) | Extras convertidos a USD. |
| Total (USD) | Monto total por trabajador en USD, la cifra debitada de tu cuenta. |
Los valores en divisa local son los montos ingresados según el contrato de cada trabajador. Los valores en USD son los que procesa Ontop. Ambos se incluyen para que puedas rastrear desde el contrato hasta el pago sin salir del archivo.
Desglose de tarifas
La pestaña de Tarifas ofrece visibilidad completa de todos los cargos aplicados al lote. Cada tipo de tarifa se lista con:
- El monto base sobre el que se calcula la tarifa
- El porcentaje de tarifa aplicable
- El precio unitario (cuando aplica)
- El monto total cobrado por la tarifa
Cómo descargar el resumen de pago
El resumen de pago está disponible directamente desde la pantalla de pago, antes de confirmar tu pago.
1. Inicia tu proceso de pago
Desde la sección de Pagos, configura tu lote de pagos como de costumbre y avanza hasta la pantalla de pago.
2. Descarga el resumen desde la pantalla de pago
En la pantalla de pago, haz clic en "Descargar resumen de pago" para exportar el archivo Excel. El archivo refleja los montos exactos, tasas de cambio y tarifas vigentes en ese momento.
3. Revisa y confirma
Usa el archivo para validar los totales y los montos por trabajador antes de confirmar. Una vez que confirmes el pago, las tasas de cambio quedan fijas y no pueden modificarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar el archivo exportado?
No. El resumen de pago es un documento de referencia de solo lectura, generado automáticamente por el sistema. Cualquier cambio en los datos de trabajadores o montos de pago debe realizarse dentro de la plataforma Ontop antes de confirmar el pago.
¿Por qué veo la divisa local y USD en la misma fila?
Ontop procesa todos los pagos en USD. Las columnas en divisa local muestran los montos originales del contrato para que puedas validar lo que le corresponde a cada trabajador en su divisa acordada. Ambos se muestran juntos para eliminar la necesidad de cruzar información manualmente.
¿Cuándo se aplica la tasa de cambio?
La tasa de cambio se fija en el momento en que confirmas el pago en la pantalla de pago. La tasa que aparece en el archivo es la tasa exacta utilizada para esa transacción y no se actualizará después de ejecutado el pago.
¿Qué hago si los totales en el archivo no coinciden con lo que esperaba?
Revisa la columna de tasa de cambio para cada trabajador. Las diferencias entre el total en divisa local y el equivalente esperado en USD suelen deberse a fluctuaciones de la tasa entre el momento en que revisaste el pago y cuando lo confirmaste. Si crees que hay un error, comunícate con el soporte de Ontop con el ID de tu lote.